Concretize suas ações criando um modelo para trabalhar

Na série sobre inovação nas organizações, você já conseguiu identificar que o modelo como o seu time trabalha impacta diretamente nos resultados que a organização conquista com cada um dos projetos que realiza. Depois de ter uma liderança catalítica, implantar a cultura da curiosidade e montar equipes com diversidade e fronteiras porosas.

Agora é o momento de focar nos processos para que eles sejam feitos com um objetivo em mente e tragam mais doações. Muitas organizações ainda não sabem ao certo como trabalhar de forma organizada com todo o time e isso prejudica o bom funcionamento do projeto, visto que sempre haverá uma falha ou brecha deixada para trás.

É importante que os processos de todas as tarefas da sua organização estejam estruturados de uma forma que coloque menos risco de erro e necessidades de retrabalho. Por isso, essa etapa da estruturação é muito importante e você, junto com toda a equipe, precisam definir todas as etapas com o objetivo de atingir todas as necessidades e entregar resultados satisfatórios.

Índice

O que é uma estrutura de processos?
A importância de se estruturar processos
Como estruturar processos?
Ferramentas de gestão
- Trello
- Asana
- Quire
- Kanban
Conclusão

O que é uma estrutura de processos?

Mãos realizando uma estrutura de processos

Antes de colocar a mão na massa e iniciar toda a estruturação dos processos da sua organização, é necessário entender o que é isso e o motivo dessa prática ter importância no dia a dia. Dessa forma, fica mais claro os motivos de estar realizando essa ação e, consequentemente, você conseguirá criar com mais facilidade e assertividade.

Todo projeto que você cria conta com diversas subtarefas de vários setores distintos, certo? Vamos ver como exemplo o ato de escovar os dentes: o objetivo final é limpar os dentes da boca e para isso serão necessários alguns itens que possibilitam esse resultado, como a escova de dentes e a pasta. Para limpar os dentes, você vai precisar abrir a pasta, apertar o tubo dela, pegar a escova, deixar que a pasta seja depositada da escova, levar ela para a boca

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A grosso modo, a estrutura organizacional pode ser explicada como a gestão que visa a entrega final de projetos e tarefas referentes ao objetivo da sua organização, ou seja, é a forma de gerenciar todos os trabalhos que compõem um projeto fugindo da ideia de separação em departamentos ou manter um modelo baseado em níveis hierárquicos.

É válido pensarmos no projeto como um todo antes de quebrar em tarefas menores, pois assim você consegue administrar e conscientizar o time de que cada processo precisa ser devidamente realizado com a ideia de entregar exatamente o que o responsável pela próxima tarefa precisa, a fim de chegar ao resultado final.

A importância de se estruturar processos

Papel com rabiscos de uma estrutura de processos

A comunicação entre os setores de uma organização é essencial para que os projetos possam ser realizados da melhor forma possível. Para que isso aconteça, é necessário que todos entendam o que estão fazendo e qual o objetivo de todo esse trabalho, a fim de realizarem suas tarefas com a ideia de ser parte de um objetivo final.

Isso também acarreta nos líderes, que precisam criar uma boa estratégia para garantir o sucesso do projeto e, como você deve saber, essa prática exige mais do que a utilização de achismos e crenças, mas sim pesquisa, dedicação e um grande trabalho que antecipa as possibilidades de erro.

Todos esses pontos abordados acima fazem parte de uma estruturação dos processos, ou seja, é o momento de se reunir com o time e discutir como será realizado o projeto como um todo, definindo as especificidades de cada área e as entregas, para que tudo esteja alinhado corretamente em prol do objetivo.

Por isso a importância de ter processos estruturados. As chances de erros diminuem, e você consegue analisar corretamente em qual momento houve a falha. Além disso, mantém todos alinhados e se certifica da sua liderança catalítica, promovendo a cultura da curiosidade.

Como estruturar processos?

Realizar a estruturação de algo é, basicamente, criar um planejamento de como os trabalhos que envolvem um projeto irão funcionar em sinergia para que ocorra tudo certo. Por isso, é muito importante que essa tarefa seja feita juntamente com os líderes de cada setor da sua organização.

Reúna os responsáveis e monte com eles um plano de tudo o que deve ser feito. A partir disso, encontre o que se enquadra no dia a dia do seu trabalho e se todos os setores estão realizando tarefas que envolvam a função para a qual foram designados a fazer.

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Cada líder deve ter em mente todo o fluxo que envolve a sua equipe, como normalmente ocorre, porém, além disso, eles precisam ter o vislumbre total de qual etapa do objetivo final o setor participa e os motivos de ser importante para concluir o projeto, ou seja, os líderes precisam estar alinhados com o objetivo final, para que todos trabalhem com suas equipes visando o resultado esperado.

Trace todo esse planejamento em documentações para que nada seja perdido. De preferência, utilize ferramentas de gestão de projetos (falaremos de algumas adiante), para ter uma visualização ampla e correta do que está sendo feito e entender o fluxo dos setores.

Faça reuniões semanais com os times e líderes a fim de saber como está o andamento do processo e garantir que todos estarão sempre alinhados e em sintonia com os objetivos.

Ferramentas de gestão

Para que você possa observar com maestria cada parte do processo, é necessário utilizar ferramentas para gerenciar as tarefas e ter uma visão ampla de todo o projeto, como datas de conclusão, metas a serem atingidas, número de tarefas demandadas e progresso de cada setor que compõe a sua organização.

Muitas das ferramentas de gestão de tarefas têm suas versões gratuitas, que já são o suficiente para que você possa ter esse gerenciamento completo. Veja abaixo algumas das nossas indicações de soluções gratuitas que você pode usar para realizar o gerenciamento das suas tarefas:

Trello

O Trello é uma das ferramentas mais conhecidas para a gestão de projetos. Seu formato é muito simples e fácil de usar, contendo um visual bastante atrativo e legível até para quem está observando pela primeira vez.

Ele é todo separado por quadros, sendo que você pode criar times, projetos e tarefas dentro dele, oferecendo um modelo de gerenciamento bastante funcional e flexível.

A versão gratuita da ferramenta entrega várias funcionalidades que podem suprir as necessidades do dia a dia da sua organização.

Asana

O Asana tem um modelo muito parecido com o do Trello, mas oferece algumas funções a mais e propicia outro formato de se organizar para realizar a sua gestão. Também é possível modificar o visual para quadros e listas, criar times, projetos e tarefas, salvar as tarefas concluídas, adicionar anexos e comentários para cada tarefa e ainda determinar datas de conclusão e responsáveis.

A maior parte das funcionalidades do Asana estão presentes no pacote gratuito da empresa, entregando o necessário para a sua organização realizar um bom gerenciamento de projeto.

Quire

O Quire tem um visual um pouco menos sugestivo do que as duas outras ferramentas citadas acima, porém entrega uma maior versatilidade e facilidade em visualizar de forma mais aprofundada e detalhada cada uma das tarefas criadas dentro dele. Além disso, ele permite integração com outras soluções, como o próprio Google Drive, deixando mais simples e dinâmica a interação com anexos.

A ferramenta é recomendada para quem já trabalha um pouco com a ideia de gestão de projetos e deseja acessar de forma mais detalhada cada tarefa que está sendo realizada dentro do projeto.

Kanban

Não são só de aplicativos que as pessoas se organizam em relação à tarefas. Muito pelo contrário. Os modelos de gestão de projetos aplicados nas ferramentas é baseado num formato conhecido como Kanban, ou Taskboard.

Para criar u, é bem simples. Você precisa utilizar um quadro dentro da sua organização onde esteja em fácil acesso e visível para todas as pessoas que trabalham com você. Divida esse quadro em colunas. Dentro delas, adicione as tarefas que são necessárias para a finalização do projeto (utilize post-its nesse momento para facilitar a remoção e inserção).

Conforme as tarefas forem sendo concluídas, remova elas do quadro até que o projeto esteja completamente concluído. É importante que tenha uma pessoa responsável por adicionar e retirar, a fim de garantir e fiscalizar a conclusão, qualidade e possibilidade das tarefas.

Conclusão

A estruturação de processos é uma tarefa essencial para o melhor andamento dos projetos da sua organização. Com ela, você consegue entender onde estão acontecendo erros e em quais pontos o impacto tem sido maior. Assim fica mais fácil descobrir como melhorar o aproveitamento da sua OSC e conquistar resultados ainda melhores.

Realize essa gestão de tarefas e crie essa cultura na sua organização para garantir um time cada vez mais engajado e alinhado com os propósitos e objetivos. Continue acompanhando nosso blog para mais publicações como essa. Assine nossa newsletter para ter notificações de novos conteúdos publicados e nos siga nas redes sociais para obter dicas exclusivas.